合肥重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务 23页

合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）合肥市重点工程建设管理局谈判文件项目名称:合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）二○一七年七月目录一.谈判邀请（谈判公告）2二.投标人须知前附表3三.投标人必须提交的谈判资料（投标文件）内容5四.竞争性谈判的评审方法及标准5五.投标人须知6六.确定中标人7七.废标7八.合同签订8九.验收8十.其它8附件一9附件二15附件三16附件四17附件五（本页单独密封提交）19附件六20附件七20附件八23一.谈判邀请（谈判公告）现对“合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务”进行竞争性谈判，欢迎具备条件的国内投标人参加谈判。一、招标项目名称及内容1、项目名称：合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务2、项目地点：合肥市境内3、项目概况：本项目内容为对合肥市合肥市重点工程建设管理局项目前期、竣工验收及文书类资料整理、打码、扫描、装订和档案系统挂接等，详见附件招标需求。4、项目概算：9万元第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）5、招标人：合肥市重点工程建设管理局二、投标人资格1、具有独立承担民事责任的能力；2、近3年内承担过下列业绩之一：（1）市政工程项目档案整理业绩；（2）房屋建筑项目档案整理业绩；（3）其他类似档案整理业绩。3、本项目不接受联合体投标；三、报名及谈判文件发售方法1、报名时间：2017年7月6日上午9:00至2017年7月7日上午12:002、谈判文件获取方式：合肥市重点工程建设管理局网站免费下载本谈判文件。四、开标时间及地点1、开标时间：2017年7月7日下午3:302、开标地点：合肥市重点工程建设管理局（合肥市潜山路550号市政务第二办公区B单元2楼1号会议室）五、投标截止时间2017年7月7日下午3:30（各投标人须在开标现场递交标书，自当日下午3：00起招标人开始接收标书）六、联系方法招标人：合肥市重点工程建设管理局联系人：开工（0551-62631216）二.投标人须知前附表投标人须知前附表序号内容说明与要求1付款方式付款方式：采取分3批次付款方式，其中，1、第一次付款：合同签订后，首批典型项目档案服务工作完成且配合招标人完成制定档案目录等技术工作后，招标人根据中标人申请，1个月内支付合同总价的20%；2、第二次付款：本招标项目业务量完成50%后，招标人根据中标人申请，1个月内支付至合同总价的40%；第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）3、第三次付款：约定业务量全部完成并通过招标人组织验收合格且移交工作完成后，，招标人根据中标人申请，1个月内支付剩余合同价款。（支付时，中标人需提供等额的增值税专用发票或其他满足招标人财务制度要求的发票。）投标人提交的投标文件中如有关于付款条件的表述与谈判文件规定不符，将被视为实质性不响应，将导致投标无效。2投标有效期谈判后60天3服务地点招标人指定4服务期限合同签订后50日内完成（节点期限见招标需求）5答疑2017年7月7日上午9时前接受答疑（逾期不予受理）。投标人请注意：招标人对谈判文件进行的澄清、更正或更改，将在网站上及时发布，该公告内容为谈判文件的组成部分，对投标人具有同样约束力效力。投标人应主动上网查询。招标人不承担投标人未及时关注相关信息引发的相关责任。6勘察现场þ自行勘察7标书份数及要求投标文件：正本1份；副本6份，密封提交(其中附件五《投标人固定总价报投标工作量一览表》单独密封)。8谈判时间及地点投标截止时间：详见谈判公告投标文件递交地点：同开标地点，详见谈判公告投标文件接收时间：自投标截止时间前30分钟至投标截止时间止9评标办法详见谈判文件10履约保证金5000元（伍仟）元整，期限至招标人组织验收合格后1个月。收受方式为：þ转账/电汇、□保函，收受人为þ招标人11本地化服务项目是否要求本地化服务能力：þ要求□不要求本地化服务的能力是指具有以下条件之一：1）在本地具有固定的办公场所及人员；第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）2）投标人在本地注册成立的；3）承诺中标即设立本地化服务机构。12其他1、所提供的业绩合同中不能明确反映出谈判文件所要求的内容的，应另附业主证明材料予以明确说明，否则评审组可不予认可。2、本项目将对经谈判小组评审认可的预中标人情况进行公示。如涉嫌造假，将取消中标资格并上报征信等主管部门按有关规定处理。三.投标人必须提交的谈判资料（投标文件）内容1、投标授权书（格式与本谈判文件一致））原件（法定代表人参加投标的，提供身份证明复印件）；2、合法有效的营业执照和税务登记证(复印件或影印件，已办理“三证合一”登记的，投标文件中提供营业执照复印件或影印件即可)；3、业绩合同等证明材料；4、针对本招标内容的实施方案（包括人员配备、工作服务方案内容等）；5、本地化服务情况一览表（格式与本谈判文件一致）；6、竞争性谈判投标函（格式与本谈判文件一致）7、投标人固定总价报投标工作量一览表（格式与本谈判文件一致）；（单独封装）7、其他投标文件。四.竞争性谈判的评审方法及标准1、本次谈判活动将采用固定总价评有效评审。以投标人在固定总价前提下所报服务工作数量为主要因素确定预中标第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）人，即在全部满足谈判文件实质性要求（包含资格条件、招标内容、服务方案、付款方式、服务期限以及谈判过程中对以上内容的补充和修改等）前提下，根据各家最终承诺在固定总价前提下报服务的工作数量，按照具体工作数量(M值）由大到小排出成交预中标人。如果出现两家或两家所报工作内容相同以上者，且均通过谈判小组评审，则采取投标人抽签方式确定中标人。2、谈判过程中，谈判小组发现投标人的报价或者某些分项报价明显不合理或者低于成本，有可能影响服务质量和不能诚信履约的，谈判小组将以询标的方式告知并要求投标人以书面方式进行必要的说明或补正。对于询标后判定为不符合谈判文件的报量（价），谈判小组要提出充足的否定理由，并予以书面记录。最终对投标人的评审结论分为通过和未通过。五.投标人须知1、固定总价报工作量对应的单项业务单价为投标人响应本谈判文件所有工作服务的综合单价；同时也包括本次谈判全部内容及服务期限的成本、利润、税金等所有费用。技术规范要求的费用也应包括在投标报价中。2、除非谈判文件明确约定，否则，如谈判文件存在不一致时，优先顺序如下：（1）谈判公告；（2）投标人须知前附表；（3）招标需求；（4）评标办法；（5）其他。除非谈判文件明确约定，否则，如谈判文件及其他附件资料之间存在不一致时，以要求严格或质量等级高的为准。3、为保证谈判活动顺利进行，投标人应派相关技术人员进行现场答疑，授权代表必须到达谈判现场（携带身份证明备查）。4、如果有必要，谈判小组应当要求投标人在指定时间内提交补充或证明材料。补充、证明材料不全或未在指定时间内提交，投标无效。5、投标人必须保证，招标人在中华人民共和国境内使用投标货物、资料、技术、服务或其任何一部分时，享有不受限制的无偿使用权，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律或经济纠纷。如投标人不拥有相应的知识产权，则在投标报价中必须包括合法获取该知识产权的一切相关费用。6、谈判文件中明确要求加盖公章的，投标人必须加盖投标人公章。在有授权文件(原件)表明投标专用章法律效力等同于投标人公章的情况下，可以加盖投标专用章，否则将导致投标无效。7、谈判文件有实质性变动的，谈判小组将以书面形式通知所有参加谈判的投标人。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）8、招标人保留要求中标人提供其投标文件电子版的权利。六.确定中标人1、谈判小组首先将对各投标人基本资格进行符合性审查，同时对谈判资料的响应性进行初审，未通过初审的投标人将不参与谈判。2、投标人通过抽签方式产生谈判排列顺序，资格初审通过的投标人依次序进入评标现场汇报针对本招标项目的实施方案（限时5分钟以内，形式不限，现场提供电脑及投影）,谈判小组综合考虑初审入围投标人的实施方案情况，结合投标人实施方案进行票决，决定通过与否；3、谈判小组按顺序分别与投标人就投标报价、服务方案等内容进行谈判。投标人最终承诺报量（价）是签订合同的依据。4、谈判小组所有成员集中与初审合格的所有投标人分别进行谈判。谈判并不限定只进行二轮报量，如果谈判小组认为有必要，可以要求投标人进行多轮报量。在谈判内容不做实质性变更及重大调整的前提下，投标人下轮不得低于上一轮报量。4、投标人投标报量明显缺乏竞争性的，谈判小组可以否决所有投标。5、谈判小组根据详细评审的结果确定预中标人，并标明排列顺序。经谈判小组评审确定的预中标人名称和成交工作量情况等，将在合肥市重点工程建设管理局网站予以公告。6、如谈判小组认为有必要，可以对第一预中标人就投标文件所提供的内容是否符合谈判文件的要求进行资格后审。如果确定第一预中标人无法履行合同，将依次对其他预中标人进行类似的审查。排名第一的预中标人放弃中标、因不可抗力不能履行合同、不按照谈判文件要求提交履约保证金，或者被查实存在影响中标结果的违法行为等情形，不符合成交条件的，招标人可以按照谈判小组提出的预中标人名单排序依次确定其他预中标人为中标人，也可以重新谈判。7、不接受最终审查或在最终审查过程中提供虚假资料的预中标人，预中标人资格将被取消，同时按照政府招标的相关法律、法规报相关主管部门予以处罚。8、公示期满后各方均无异议或最终审查结果无误的预中标人，合肥市重点工程建设管理局将向其发出成交通知书。成交通知书是合同的组成部分。七.废标出现下列情况之一时，谈判小组有权宣布废标，并将理由通知所有投标人：（1）有效投标人数量不足，导致本次谈判缺乏竞争的；第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）（2）出现影响招标公正的违法、违规行为的；（3）报价人的报价均超过了招标预算，招标人不能支付的；（4）因重大变故，招标任务取消的；（5）谈判小组评审后一致认定应予废标的。八.合同签订1、中标人应按规定的时间、地点与招标人签订招标合同。招标双方应按照谈判文件、报价文件及谈判过程中的有关澄清、说明或者补正文件的内容与招标人签订合同。2、招标双方必须严格按照谈判文件及承诺签订招标合同，不得擅自变更。合同的标的、价款、质量、履行期限等主要条款应当与谈判文件和中标人的投标文件的内容一致。九.验收招标人验收时，应成立三人以上（由合同双方、档案管理专家、纪检等相关人员组成）验收小组，明确责任，严格依照本谈判文件、合同及相关验收规范进行核对、验收，形成验收结论，并出具书面验收报告。十.其它1、无论基于何种原因，各项本应作拒绝处理的情形即便未被及时发现而使该投标人进入初审、详细评审或其它后续程序，包括已经签约的情形，一旦在任何时间被发现，合肥市重点工程建设管理局均有权决定是否取消该投标人此前评议的结果或是否对该报价予以拒绝，并有权采取相应的补救或纠正措施。一旦该投标人被拒绝或被取消此前评议结果，其现有的位置将被其他投标人依序替代或重新组织招标，相关的一切损失均由该投标人自行承担。2、本谈判文件的最终解释权归合肥市重点工程建设管理局。3、投标人对本谈判文件如有不清楚之处，请及时与招标人联系，招标人将及时予以答复。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）附件一招标需求一、需求总体概述：（一）本次招标工程资料整理主要为合肥市重点工程建设管理局工程承担项目的立项至竣工验收、审计等各阶段工程及相关档案资涉及内容为工程准备阶段文件（立项文件、建设用地、拆迁、勘测设计、招投标文件、合同、开工审批、工程造价等文件）、竣工验收文件、科研资料以及单位文书等内容。（二）本项目在实施过程中的各种工作（包括但不限于）：档案借卷、拆卷、核对目录、编页、分卷，制作封面、制作卷内目录、备考表、盖归档章、装订、贴盒脊、装盒；条目著录、导入、存储；数字化扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份，刻盘；整理完毕重新上架等；相关工作满足国家及安徽省、合肥市地方对于基建档案及文书类档案的先行各类规范要求。二、需求主要工作内容：（一）档案分类整理，配合招标人对相关资料进行清点；（二）配合招标人在细化制定《项目工程关键资料档案归档目录》，并按照归档目录、及工程档案编制及验收移交实施细则内容进行整理组卷（含目录编制）、扫描、装订、装盒、著录、归档、入库、排架。（三）整理组卷：对属于归档范围的工程文件进行分类，确定归入案卷的文件；对卷内文件材料进行排列、编目（打码），图纸整理应按GB／T10609.3要求统一折叠整理；组卷原则、方式必须征得招标人认可。（四）档案数字化加工：扫描：1、为招标人提供档案录入与管理系统（至少1套单机版成熟的、先进的、产品化的档案管理系列软件），费用综合考虑在本合同价格内，不单独计取。2、对已经整理组卷的案卷内文件进行扫描，形成电子文件进行数据包封装，电子文件应与纸质文件在案卷设置上一致，并能正确导入或转换到投标人提供的数字化档案管理系统；3、装订装盒：工程文字材料采用整卷装订形式，图纸不装订。装订时案卷内不应有金属物。文件装订应左侧三孔线装，横排文件装订字头朝左，工程文件的用纸规格A4幅面，对破损的文件、图纸应进行托裱。托裱纸应为白纸，托裱时文件材料的右边和底边应与托裱纸的右边和底边贴齐，图纸托裱破损处。装订之后的纸质文件材料和按A4幅面折叠的图纸进行装盒；第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）4.著录归档：将排列有序案卷，形成案卷目录及档号并著录到招标人的计算机，完成归档工作；5.档案入库、排架：按业主方要求编制和打印或粘贴档号，并将案卷有序排列入库上架。三技术要求：（一）数字化加工场地、设备要求1.招标人提供加工场地。2.中标方自备完成档案扫描加工服务所需的各种硬件设备（电脑、扫描仪、打印机、DVD光盘刻录设备等）、软件、各类耗材（墨粉、夹子、文具等装订、裱补材料工具）等，并且要符合下面所列的要求：初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。3.所有设备必须放置在指定的工作地点。为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经招标人检查，才能搬离工作场地。 4.本招标约定项目工作量完成后，中标人征得招标人同意后，自行撤离相关人员和设备。5.投入本标的档案管理人员要求：服务期内需保证有5人(包含5人)及以上专职档案资料工作人员进行档案整理及扫描；不得无故减少或频繁调换档案整理人员和数字化扫描工作人员，以免影响工期；所派工作人员不得做与本项目无关的事情。在全部工作中，派遣项目实施负责人1名，须具备档案相关中级职称或3年以上项目档案整理工作经验，要求常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。 (二)图像文件质量技术及工作要求1.总体质量要求。（1）扫描过程中不对档案原件造成损伤。（2）按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》。（3）档案扫描的图像与原件一致并完整、可用、整洁、清晰。2.图像文件质量。图像文件符合国家《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）标准。原始材料上盖公章和纸张为彩色的，应采用彩色扫描。黑白材料，则可采用黑白扫描。扫描后的图像文件刻录成电子光盘的成品要图像清晰、端正。根据归档文件扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：（1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过0.5度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。（3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。（4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。（5）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息。3、图像数据挂接（1）归档文件扫描完成后，扫描的电子文件数据包封装后选择一次性写光盘离线存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。（2）确保数据挂接的正确性，中标人应确保卷内目录数据与卷内文件扫描图像的一一对应，确保文件归档整理的扫描成果在招标人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。（3）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录99%对应、挂接正确，并将正确的数据导入档案管理系统数据库中。4.归档文件扫描质量要求（1）图像要求：采用彩色模式进行扫描；扫描分辨率不低于300dpi。图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。（2）数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像99%正确对应。（3）招标人对中标单位质检后的扫描图像分阶段进行抽检，抽检率为20%左右。若抽检图像合格率达不到上述1、2条质量要求或不能将正确的数据导入招标人的档案数据库中时。招标人将该批案卷全部退回给中标单位重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由中标人负责。（4）其他要求：扫描图像应与原纸质档案保持一致。扫描时做到不缺页、不重页、单页图像内容完整。（5）图像处理要求：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，倾斜度不大于0.5，以符合阅读习惯。扫描产生的图像中影响质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等要去除，处理时要在不影响可懂度的前提下展现档案原貌。对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要拼接为一个完整的图像，以保证图像整体性。5.数据备份要求（1）归档的电子文件应采用通用格式进行存储，专用软件产生的非通用格式的电子文件应转换成通用格式。电子文件储存格式如下表：电子文件储存格式表第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）文件类别格式文本（表格）文件PDF、XML、TXT图像文件JPEGTIFF图形文件DWG、PDF、SVG·······（3）电子文件应包含元数据，保证文件的完整性和有效性。元数据应符合现行国家标准。（4）验收合格及时备份，为保数据安全，备份可采取在线、离线相结合方式实现多套备份。（5）数据备份也要进行检验，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整，文件数量是否准确等。（6）数据验收合格后，中标人需将加工所得的电子文件转存到移动硬盘（提供2套），内容不跨类、卷或件。（7）移交数据格式等符合《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/18894-2016）。6、扫描前整理要求：（1）中标人指定专人向采购人分批调档、借卷，并进行清点、核对，确认准确无误后填写档案交接清单一式两份，注明交接档案的内容、数量、状况、交接时间和经办人。（2）根据采购人要求，对拟扫描档案进行鉴定，剔除不需扫描的重份文件，区分扫描件与非扫描件。（3）剔除卷内所有金属物，如订书针、回形针、大头针和金属夹等，对胶粘部分拆除可能破坏档案的可以不拆除，应确保不对档案原件造成二次损害。（4）清点档案页数，如卷内未标页码或者页码标注错误都应按实际情况重新标注页码，不得出现漏页、错码。（5）检查卷内目录，没有卷内目录以及卷内目录和实际情况不符的，要重新编制目录以替换原目录。（6）检查盒内、卷内等备考表，进行标注、修正、更换、制作。（7）按相关要求，制作、打印档案封皮和档案盒，以替换原封皮和档案盒。（8）纸张过小，很薄很脆纸张破损的等要贴在相应规格纸上（如16K,B5，A4）。（9）档案整理过程中，替换掉的卷内任何材料或者工作笔记都要交给采购人，不得自行处理。7、还原装订要求：第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）库藏档案恢复装订时，应尽可能利用原孔进行穿线装订，以左齐下齐整理整齐，并保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏，不得出现页次颠倒、漏页、错页，装订时如发现无装订边，可能会压字，危害文件内容时，应适度镶边后再装订。8、数据挂接要求：（1）档案数字化过程中形成的目录数据库与图像数据库，经质检确认合格后，通过网络挂接入采购人档案管理软件。（2）中标供应商必须保证目录数据和图像文件的一一对应关系，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录全部100%挂接正确，数字化加工成果能在采购人档案管理软件中有效检索和显示。（3）中标人将扫描图像，按“件”合成PDF，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录挂接正确。9、数据验收要求：（1）以抽检的方式检查所有数据，包括目录数据、图像文件及数据挂接的总体质量。抽检的比率不得低于本项目加工总量的20%。（2）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。抽检部分的合格率大于等于99%时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格的总页（条）数/抽检案卷总页（条）数×100%。（3）其他质检内容符合下列范围，标记合格，否则不合格。档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰；扫描图像：漏扫率≤0.2‰；图像质量：图像质量情况完好率99%；图像格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰；著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰；条目与图像对应：对应挂接正确率100%；档案原始材料：100%不缺失。四、安全保密要求1、严格遵守国家保密规定和采购人保密要求，不得以任何方式将采购人的档案实体、档案信息、各类清单等传播到服务场地之外，非经采购人允许，不得将与本项目无关的人和物带入现场，档案实体和电子档案载体不得丢失、泄密、损坏。2、档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。3、中标人在合同签订时签署保密协议，制定安全保密工作方案。并第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）对全体工作人员进行开展上岗前保密教育，签订保密承诺书，并将签订的保密承诺书、安全保密工作方案及工作人员基本信息报送招标人备查。4、扫描场安装监控设备，实时监控工作人员的操作过程，人员进入场工作地不得携带手机、U盘等具有存储功能的物品。5、不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。6、不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。7、数据加工中所涉及电子设备的存储器（硬盘、U盘等），于项目结束后，免费移交给采购人。8、中标人在服务期间严禁私自复印、拍照、摄像和拷贝任何档案资料，工作需要的存储设备和相关档案严禁带出工作场所，一经发现存在违反上述规定的行为，招标人有权按3000元/次的处罚，情节严重的招标人有权终止合同，相关损失由中标人承担。构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、业务开展计划要求（一）投标人中标之日起3日内，落实安排档案外包服务具体人员、相关设备材料进场。（二）自中标之日起，10日之内，按照招标人要求取典型项目开展档案收集整理工作，配合招标人细化制定各类型（市政、房建、水环境）项目归档资料目录。（三）按照招标人最终确定的项目档案归档目录，对招标人指定的项目，全面开展档案整理及数据化外包服务的各项工作；总体要求在30日内完成合同约定工作量的档案外包服务各项工作。六、招标内容及项目报价：1、合肥市重点工程建设管理局工程及文书类档案整理、复印、扫描、装订及档案上架管理系统挂接等工作。包括但不限于项目前期文件、过程、竣工验收、审计、科研类以及单位文书类。2、本项目报价采用限总价招标定工作量方式，总价限价为9万元，高于此价将导致投标无效。（1）当招标范围内工作量及工期调整时，乙方应无条件响应，并及时报甲方审批其调整后的工作计划。（2）本合同价含人身意外伤害及机具、财产损失保险。（3）甲方有权调整组卷、扫描、装订、装盒、著录、归档、入库、排架，调整后合同单项业务综合单价不变。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）（4）招标人仅负责提供A4、A3纸张、软封皮及档案盒及A4打印机1台；其他设备材料由投标人自行解决。3、报价方式详见附件投标人固定总价报投标工作量一览表附件二投标授权书本授权书声明：公司（工厂）授权本公司（工厂）（投标人授权代表姓名、职务）代表本公司（工厂）参加招标活动，全权代表本公司处理投标过程的一切事宜，包括但不限于：投标、参与开标、谈判、签约等。投标人授权代表在投标过程中所签署的一切文件和处理与之有关的一切事务，本公司均予以认可并对此承担责任。投标人授权代表无转委托权。特此授权。本授权书自出具之日起生效。授权代表身份证复印件特此声明。投标人公章：日期：年月日注：1、本项目只允许有唯一的投标人授权代表，且必须为投标人在职员工，并提供身份证复印件。2、法定代表人参加投标的无需此件，提供身份证明复印件即可（原件备查）。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）附件三本地化服务情况一览表投标人全称本地化服务形式□在本地具有固定的办公场所及人员□在本地注册成立□承诺中标即设立本地化服务机构以下本地注册的公司无需填写本地化服务地点及联系方式负责人及联系方式（附身份证号码）服务人员名单及联系方式（附身份证号码）其他有关证明文件说明（如营业执照等，如有）：投标人公章：（盖章）第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）附件四竞争性谈判投标函致：合肥市重点工程建设管理局-根据贵方“”竞争性谈判邀请公告，我方正式授权下述签字人（姓名）代表投标人　（投标人全称），提交投标文件正本1份，副本　6份。据此函，我方兹宣布同意如下：（1）按本次谈判文件规定及最终报价承诺提供服务。（2）我方根据本次谈判文件的规定，严格履行合同的责任和义务,并保证于买方要求的日期内完成服务，并通过买方验收。（3）我方承诺所报服务单价低于同类服务的市场平均价格；（4）我方承诺同意买方有权无条件在固定总价对应总工作量未完成情况下，对经验收合格的工作量按照投标单价进行结算并终止项目执行。（4）我方已详细审核本次谈判文件，包括谈判文件附件、参考资料、谈判文件修改书或图纸（如果有的话），我方正式认可并遵守本次谈判文件，并对谈判文件各项条款（包括谈判时间）、规定及要求均无异议。我方知道必须放弃提出含糊不清或误解的问题的权利。（5）我方同意从投标人须知规定的谈判日期起遵循本投标书，并在投标人须知规定的谈判有效期之前均具有约束力。（6）我方承诺如谈判保证金未在谈判文件规定时间前到达贵方指定的账户，我方投标无效，由此产生的一切后果由我方承担；如果在谈判后规定的投标有效期内撤回投标，我方的谈判保证金可被贵方没收。（7）我方同意按贵方要求在谈判现场规定时间内向贵方提供与其投标有关的任何证据或补充资料，否则，我方的投标文件可被贵方拒绝。（8）我方完全理解贵方不一定接受固定总价前提下的最大工作量（或单项服务最低综合单价）的投标。（9）我方同意谈判文件规定的付款方式。（10）我方同意对买方组织的验收小组提出的验收整改意见无条件响应及限时整改。（11）我方对投标文件中所提供资料、文件、证书及证件的真实性和有效性负责。（12）与本投标有关的通讯地址：第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）电话：传真：投标人基本账户开户名：账号：开户行：投标人授权代表姓名（签字）：（投标人公章）日期：第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）附件五（本页单独密封提交）投标人固定总价报投标工作量一览表（评标计算的M值=A+B×20）号档案类型加工类型投标人报工作业务数量单位单项业务单价（元）小计1档案扫描数字化A=页A1=2工程档案整理B=卷B1=合计总价9万元（此为固定总价，投标时不得调整）=A×A1+B×B1注：1、投标人必须根据9万元的固定总价限价测算并报出各项具体业务工作量，否则视为无效报价。2、上述工作量对应的单项业务单价是包含了招标需求中所有相关工作内容及要求的综合单价。投标人公章：年月日第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）附件六投标人固定总价报投标工作量一览表（第次）（评标计算的M值=A+B×20）序号档案类型加工类型投标人报工作业务数量单位单项业务单价（元）小计（元）1档案扫描数字化A=页A1=2工程档案整理B=卷B1=合计总价9万元（此为固定总价，投标时不得调整）=A×A1+B×B1注：1、投标人必须根据9万元的固定总价限价测算并报出各项具体业务工作量，否则视为无效报价。2、上述工作量对应的单价包含了招标需求中所有相关工作内容及要求的综合单价。投标人公章或代理人签字：附件七咨询服务合同第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）招标人（甲方）：中标人（乙方）：签订地点：项目名称：依照《中华人民共和国合同法》及其他有关法律、行政法规，遵循平等、自愿、公平和诚实信用的原则，双方经协商一致，订立本合同。一、甲方委托乙方的资料整理第三方服务（以下简称“本项目”）概况如下：二、项目主要内容（具体详见招标需求）：三技术要求（详见招标需求）：四、保密要求1、乙方在合同签订时签署保密协议，制定安全保密工作方案。并对全体工作人员进行开展上岗前保密教育，签订保密承诺书，并将签订的保密承诺书、安全保密工作方案及工作人员基本信息报送招标人备查。2、乙方在服务期间严禁私自复印、拍照、摄像和拷贝任何档案资料，工作需要的存储设备和相关档案严禁带出工作场所，一经发现存在违反上述规定的行为，甲方有权按3000元/次的处罚，情节严重的招标人有权终止合同，相关损失由中标人承担。构成犯罪的，依法追究刑事责任。五、合同总价本合同采用暂定金额(大写)：人民币元整（小写）：元。注：1、在本项目实施过程中，甲方可根据项目档案资料整理、数据化实际情况，依据乙方投标时所报单项业务投标综合单价，对应实际合格工作量据实际结算。2、当招标范围内工作量及工期调整时，乙方应无条件响应，并及时报甲方审批其调整后的工作计划。3、本合同价含人身意外伤害及机具、财产损失保险。第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）4、甲方有权调整组卷、扫描、装订、装盒、著录、归档、入库、排架，调整后合同价款据实结算。5、甲方负责提供纸张、软封皮及档案盒。六、支付方式采取分3批次付款方式，其中，1、第一次付款：合同签订后，首批典型项目档案服务工作完成且配合甲方完成制定档案目录、档案管理制度、以及针对档案外包服务方案经审查同意等技术工作后，招标人根据乙方申请，1个月内支付合同总价的20%；2、第二次付款：本招标项目业务量完成50%后，甲方根据中标人申请，1个月内支付至合格的合同总价的40%；3、第三次付款：约定业务量全部完成并通过招标人组织验收合格且移交工作完成后，甲方根据乙方申请，1个月内支付剩余合同价款。（支付时，乙方需提供等额的增值税专用发票或甲方认可的发票形式。）七、成果验收合同约定工作量完成后，甲方组织验收应成立三人以上（由合同双方、档案管理专家、纪检等相关人员组成）验收小组，明确责任，严格依照本谈判文件、合同及相关验收规范进行核对、验收，形成验收结论，并出具书面验收报告；乙方对于验收结果在甲方限时内无条件免费整改到位。八、履约保证金1.本项目履约保证金为5000元(人民币伍仟元),收受人为合肥市重点工程建设管理局，期限至档案完成整理并通过甲方组织验收合格及移交工作完成后1个月内。2.乙方提供的履约保证金以转账形式提供，与此有关的费用由乙方承担。3.如乙方未能履行其合同规定的任何义务，甲方有权从履约保证金中取得补偿。九、其他1.按本合同规定应该偿付的违约金、赔偿金、保管保养费和各种经济损失，应当在明确责任后10天内，按银行规定的结算办法付清，否则按逾期付款处理。但任何一方不得自行扣发货物或扣付货款来充抵。2.本合同如发生纠纷，当事人双方应当及时协商解决，协商不成时，按以下第（②）项方式处理：①根据《中华人民共和国仲裁法》的规定向合肥仲裁委员会申请仲裁。②第23页共23页 合肥市重点局项目档案及文书类档案管理外包第三方咨询服务谈判文件2017-07（定稿版）向甲方所在地有级别管辖权的人民法院起诉。本合同一式捌份，甲方执陆份，乙方执贰份，自双方当事人签字盖章之日起生效。采购人（甲方）：（公章） 供货人（乙方）：（公章）地址：地址：法定代表人：法定代表人：委托代理人：委托代理人：电话：电话：开户银行：开户银行：账号：账号：年   月   日    年   月   日附件八有关证明文件（格式自拟，包含服务方案、人员配备、业绩证明材料等）第23页共23页