中国机构采购咨询服务规则指南 20页

中国机构采购咨询服务规则指南中国科技咨询协会编制2011年6月19 指南说明本指南是基于亚洲开发银行帮助中国咨询业发展的技术援助系列项目下形成的。在结合中国实际情况的基础上，借鉴了世界银行和亚洲开发银行的相关文件。根据《中华人民共和国招标投标法》，重要的是充分体现了选聘程序的透明度、公正性、复杂程度以及选聘费用之间寻求平衡的原则。为了更好地理解和使用指南，我们编制了指南培训手册。该手册是专为负责选聘工作的人员准备的，其内容是按照为期两天的培训研讨会日程安排的。培训手册还附有光盘，光盘的内容包括培训研讨会上用的幻灯片以及表格、报告、合同等其他与选聘过程有关的文件样本。中国科技咨询协会根据本援助项目的主要成果，编制”中国机构采购咨询采购指南”，为政府、企事业单位选聘咨询机构或咨询人员提供参考。本指南有三种选聘方式，使用者可根据实际情况自行选择。中国科技咨询协会2011年6月19 第一章有限竞争选聘方式有限竞争选聘方式在国际上称为“质量加成本”方式，要求咨询机构在提交项目建议书时采用“双信封”形式，即技术建议书和财务建议书分别密封提交，有限竞争选聘方式对项目的规模没有特殊规定。国际很多机构主要采用这种选聘方式。有限竞争选聘方式主要分为三步：一准备、发送项目文件和接受项目建议书1.组建项目工作委员会和项目评审委员会1.1组建项目工作委员会由采购机构组建项目工作委员会。项目工作委员会应至少包括三名成员，由该采购机构的主要领导任主任委员。其职责是全面负责选聘工作，编制任务大纲及以下规定的其他文件，组建项目评审委员会、支持项目评审委员会工作、接受该委员会对项目建议书的评审和排名结果以及进行合同谈判等。1.2组建项目评审委员会项目评审委员会由项目工作委员会负责组建。项目评审委员会由部分项目工作委员会成员和相关领域的外聘专家组成。项目评审委员会人数应为奇数，至少有五名成员，其中三分之二以上为外部专家。项目评审委员会中既要有技术评审专家也要有财务评审专家。2选择咨询机构2.1制定资质预审条件咨询机构的资质预审条件由项目评审委员会制定，在专业协会或行业协会的注册可以作为资质预审条件。19 2.2公布项目消息及资质预审条件项目委员会负责与专业协会或行业协会联系，并在指定的报纸、网站或其他媒介上发布项目公告。公告中应明确说明资质预审条件及提交资质证明材料的时间和地址。资质预审条件可包括：（1）与本项目相关的工作业绩；（2）咨询机构的主要业务人员、设施及设备情况；（3）咨询机构管理同类规模项目的能力；（4）咨询机构的财务状况；（5）咨询机构的工作负荷情况（因负荷情况影响该咨询机构在人员、管理和资金等方面的配置）。2.3确定通过资质预审的咨询机构名单如果不把在某协会的注册情况作为资质预审条件，项目评审委员会应根据资质预审条件评估咨询机构的资质证明材料，并确定通过资质预审的咨询机构名单。通过资质预审的咨询机构将进入项目建议书的提交及评审程序。如果通过资质预审的咨询机构的数量不足三家，项目评审委员会应修订并公布新的资质预审条件，重新进行资质预审，直至三家或三家以上咨询机构通过为止。2.4短名单方式为促进其他地区、规模较小或财务及法律地位独立的咨询机构参与竞争，项目评审委员会可在资质预审的基础上形成短名单。进入短名单的条件应包括地域（如各地区应各有几名咨询机构进入短名单）、规模（应有大小规模不等的咨询机构进入短名单）及所有制形式等。项目评审委员会应根据本选聘方式中第2.2款规定发布项目公告，并接受咨询机构提交的意向书以及相应的资质证明材料。项目评审委员根据上述短名单条件，从提交意向书的咨询机构中选择不多于五家的咨询机构形成短名单，并向进入短名单的咨询机构发送项目文件，邀请其提交项目建议书。19 3制定任务大纲由项目工作委员会负责准备《任务大纲》，其内容包括：（1）项目目的、目标；（2）项目工作的范围；（3）项目背景（包括已经开展了哪些研究）；（4）项目的培训要求；（5）项目所需的服务、调查及数据等；（6）对项目成果的要求（图表、报告、软件等）；（7）采购机构对完成该项目所需人力及时间的初步估计；（8）要求咨询机构提供技术路线、工作计划、进度安排、以及人员安排等。如果任务大纲在技术上较为复杂，项目工作委员会难以独立编制任务大纲，可外聘咨询顾问（编制任务大纲的咨询顾问不得参加项目竞争）编制任务大纲。4制定项目建议书评审标准（1）项目评审委员会在任务大纲的基础上制定技术建议书的评审标准。项目评审委员会在制定技术建议书评审标准时，应考虑咨询机构的工作业绩、技术路线、主要项目成员等关键因素对项目的影响，并确定上述因素的具体分值（详见本选聘方式中第7.2款规定）。（2）项目评审委员会制定财务建议书评审标准。评审标准中应要求不同咨询机构报出的人员报酬[注明时间单位（日、月、年）、该报酬应包括社会保障费用、一般管理费用及其他费用]和直接支出费用具有可比性。特殊情况下，可以不考虑财务建议书，即财务建议书所占的权重为零。这种情况主要用于技术路线未知的项目（详见本选聘方式中第7.3款规定）（3）项目评审委员会应确定技术建议书及财务建议书各占的权重，进行综合排名。咨询服务项目的技术路线一般比较复杂，在这种情况下，财务建议书所占的权重应在0至20％之间。（详见本选聘方式中第7.4款规定）19 5准备项目文件5.1准备项目文件项目工作委员会负责准备项目文件，包括：（1）邀请函，主要内容为：ü采购机构希望以合同形式采购该项咨询服务的基本要求；ü项目建议书提交的时间、地点、截止日期、收件人及联系方式；ü主要项目成员不得变更的有效期限；ü技术建议书和财务建议书分别密封提交的要求及技术建议书和财务建议书的份数；ü实地考察的安排（如需实地考察）；ü合同谈判和项目启动的日期；ü对项目文件进行答疑的程序；ü准备项目建议书的费用由咨询机构自理的说明；ü收到项目文件的信息反馈及明确向采购机构表明参加项目竞争的方式。（2）任务大纲（详见本选聘方式中第3款的规定）、选聘程序和项目建议书评审标准（详见本选聘方式中第5款和第7款规定）。（3）邀请函附件，其主要内容为：ü技术建议书格式：工作计划、人员安排、进度安排、人员简历、咨询机构资历等；ü财务建议书格式；ü采购机构准备为该项目提供的服务、设施、设备或人员的详细情况说明；ü中国机构采购咨询服务规则指南ü合同样本。5.2汇总项目文件19 由项目工作小组负责将上述所有文件进行汇总，形成完整的项目文件。6发送项目文件和接受项目建议书6.1发送项目文件项目工作委员会负责向所有符合注册条件、通过资质预审或进入短名单的咨询机构发送项目文件。6.2项目实地考察在必要的情况下，项目工作小组应安排咨询机构进行项目实地考察。6.3答疑项目工作委员会负责受理并解答关于项目文件，包括任务大纲及其他文件的疑问。所有提问及答复均应以书面形式通知所有准备提交项目建议书的咨询机构。6.4准备项目建议书咨询机构应根据项目文件的要求准备项目建议书。咨询机构在准备项目建议书时可参考备注“咨询机构（顾问）的注意事项”。6.5接受项目建议书项目工作委员会接受咨询机构提交的项目建议书，并保证其在开启前的安全和保密。二项目建议书的开启、评审和排名7项目建议书的开启、评审和排名7.1开启项目建议书项目工作委员会与项目评审委员会先开启技术建议书，并由项目评审委员会对其进行评审，在此期间不应打开财务建议书。19 7.2技术建议书评审由项目评审委员会根据本选聘方式中第4款规定的评审标准和权重对技术建议书进行评审。技术建议书总分为1000分。根据咨询机构的经验、方法、主要项目成员等关键因素对项目的影响来确定上述因素的具体分值。根据各类项目的不同特点制定评分标准，总分为1000分：（1）咨询机构的相关工作业绩50－100分（2）技术路线和工作计划300－500分ü对项目目的的理解ü技术路线的质量ü工作方法的创新性ü工作计划ü人员及时间安排ü项目建议书的表述（3）主要项目成员400－600分ü经验ü教育背景及曾获奖项ü与项目要求的符合程度将得分最高的技术建议书的分值定为1000分，并以此为基础计算其他技术建议书的得分。7.3财务建议书评审若财务建议书的权重为零，项目评审委员会只在合同谈判阶段开启参加合同谈判的咨询机构的财务建议书，其余财务建议书原封退回各咨询机构。如果财务建议书权重不为零，项目评审委员会将首先检查其合理性及是否符合任务大纲的要求。19 财务建议书必须符合规定格式，采用统一的分类和单位，以便进行比较。财务建议书应按报价由低向高依次排列。项目评审委员会预先按照下列原则确定财务建议书的权重，权重总数以1000计：ü技术路线未知的项目，财务建议书的权重为零；ü技术复杂程度较高的项目，财务建议书的权重为10至50；ü技术复杂程度一般的项目，财务建议书权重为50至150；ü技术复杂程度较低的项目，财务建议书权重为150至200。财务建议书的权重最高不得超过总权重的20%。将报价最低的财务建议书的得分定为1000，以此为基础依次计算其他财务建议书的得分培训手册中有具体的计算方法。。7.4综合排名项目评审委员会根据事先确定并已通知咨询公司的权重，将技术建议书得分和财务建议书得分加权相加得到综合分数，并根据综合分数的高低对咨询机构依次进行排名。7.5提交排名结果项目评审委员会将上述排名结果提交项目工作委员会审议。项目工作委员会邀请排名第一的咨询机构进行合同谈判。三合同谈判和签署合同8与排名第一的咨询机构进行合同谈判有限竞争下的合同谈判与招投标法中的相应规定区别较大。这一规定的前提是采购机构不得强迫咨询机构接受不合理的要求和条件。从长远来讲，如果咨询机构以低于成本的价格承接项目，则必然会导致赔本或不履约。当项目建议书的排名最终确定后，项目工作委员会应邀请排名第一的咨询机构代表就咨询机构所提交的项目建议书进行合同谈判。合同谈判中应对任务大纲、咨询机构提出的工作计划、人员及时间安排等内容进行充分讨论，以确保咨询机构提供的服务能够使项目取得成功。任务大纲规定的任务能够在双方同意的人员及预算条件下按时完19 成，并且项目能够按计划的时间进行。合同谈判中还应对财务建议书的内容进行讨论，若财务建议书的权重不为零，不得在不增加预算的情况下显著增加任务大纲的内容，也不得在任务大纲的内容未作相应减少的情况下显著降低价格。若财务建议书的权重为零，则财务建议书中的内容在谈判时有较大的灵活性。项目工作委员会应对谈判过程作详细记录，并由项目工作委员会主任委员和咨询机构授权代表签字确认，上述谈判记录应作为选聘过程的重要纪录归档长期保存。9签署合同9.1签署合同合同谈判成功结束后，由采购机构和咨询机构双方的授权代表签署合同。合同签署后，项目工作委员会应将选聘结果通知所有未中选的咨询机构。9.2合同谈判失败的后果如果与排名第一咨询机构的谈判未能达成双方可接受的合同，项目工作委员会应中止合同谈判，并邀请排名第二的咨询机构进行合同谈判。19 第二章招投标选聘方式本选聘方式在我国招投标法的基础上，对咨询服务招标投标的具体程序进行了细化。招标分为公开招标和邀请招标。一、公开招标（一）准备、发送项目文件和接受项目建议书1组建项目工作小组由采购机构组建项目工作小组。项目工作小组应至少由五名成员组成，并由一名采购机构的主要领导任组长。项目工作小组的职责是依照招投标法和本指南全面负责选聘工作、编制任务大纲及以下规定的其他文件、组建评标委员会、并接受评标委员会的排名报告。2组建评标委员会评标委员会由项目工作小组负责组建。评标委员会应至少由五名成员组成，其中应包括项目工作委员会的部分成员以及相关领域的外聘专家。外聘专家应占评标委员会总人数的三分之二以上。评标委员会成员中应既有技术标评审专家，也有财务标评审专家。3制定资质预审条件资质预审条件由评标委员会负责制定。资质预审条件包括相关工作业绩、同类规模的项目经验、咨询机构是否安排其资深职员参加此项目、咨询机构在管理和财务方面的状况等。4发布招标公告和资质预审条件项目工作小组刊登广告、与咨询协会联系，并在指定的报纸上发布招标公告。招标公告中应明确说明资质预审条件及提交资质证明材料的时间和地址。资质预审条件可包括：（1）与本项目相关的工作业绩；19 （2）咨询机构的主要业务人员、设施及设备情况；（3）咨询机构管理同类规模项目的能力；（4）咨询机构的财务状况；（5）咨询机构的工作负荷情况（因负荷情况将影响该咨询机构在人员、管理和资金等方面的配置）。5确定通过资质预审的咨询机构评标委员会根据资质预审条件对咨询机构的资质证明材料进行审核，确定通过资质预审的咨询机构名单。资质预审不采用打分的方式评审，只有“通过”和“未通过”之分。通过资质预审的咨询机构将正式进入招投标程序。如果通过资质预审的咨询机构的数量不足三家，必须修订并公布新的资质预审条件，重新进行资质预审，直至三家或三家以上咨询机构通过资质预审为止。6制定任务大纲（可与资质预审同时进行）任务大纲由项目工作小组负责编制，其内容包括：（1）项目目的、目标；（2）项目的工作范围；（3）项目背景（包括已经开展了哪些研究）；（4）项目的培训要求；（5）项目所需的服务、调查及数据等；（6）对项目成果的要求（图表、报告、软件等）；（7）采购机构对完成该项目所需人力及时间的初步估计；（8）要求咨询机构提供为完成项目所选择的技术路线、制定的工作计划、进度安排、以及人员安排等。7确定技术标和财务标的评审标准评标委员会根据任务大纲制定技术标评审标准。评标委员会在制定评审标准时应考虑咨询机构的工作经验、技术路线、人员安排等关键因素对项目的影响并确定上述因素的具体分值。（参见本选聘方式中第16款规定）。评标委员会制定财务标的评审标准。评审标准中应要求不同咨询机构财务标中报出的人员报酬[注明时间单位19 （日、月、年）、该报酬应包括社会保障费用、一般管理费用及其他费用]和直接支出费用具有可比性。评标委员会确定技术标及财务标所占权重，并进行综合排名。不同项目的技术标和财务标的分值及权重范围见本选聘方式中第16-18款规定。8咨询机构须知（招标文件）由项目工作小组准备招标文件，包括：（1）招标函见培训手册中的邀请函格式，其主要内容为：ü采购机构希望以合同形式采购该项咨询服务的基本要求；ü投标文件提交的时间、地点、截止日期、收件人及联系方式；ü主要项目成员不得变更的有效期限；ü技术标和财务标分别密封提交的要求及技术标和财务标的份数；ü实地考察的安排（如需实地考察）；ü合同谈判和项目启动的日期；ü对项目文件进行答疑的程序；ü准备投标文件的费用由咨询机构自理的说明；ü收到招标文件的信息反馈及明确向采购机构表明投标意向的方式。（2）任务大纲（详见本选聘方式中第16款规定）和评标标准（详见选聘方式中第7款规定）。（3）招标函附件，其主要内容为：ü技术标格式：工作计划、人员安排、进度安排、人员简历、咨询机构资质等；ü财务标格式ü采购19 机构准备为该项目提供的服务、设施、设备或人员的详细情况说明；ü中国机构采购咨询服务规则指南；ü合同样本。9汇总招标文件并报监督部门备案项目工作小组负责将所有上述文件进行汇总，形成完整的招标文件并报监督部门备案。10发送招标文件项目工作小组负责将招标文件发送给所有通过资质预审的咨询机构。11项目实地考察在必要的情况下项目工作小组应安排咨询机构进行项目实地考察。12答疑项目工作小组负责受理并解答关于任务大纲及其他招标文件的疑问。所有提问及答复均应以书面形式通知所有进入招标程序的咨询机构。13准备投标文件咨询机构应根据招标文件的要求准备投标文件。14接受投标文件项目工作小组接受咨询机构提交的投标文件并保证其在开标前的安全和保密。（二）项目建议书的开启、评审和排名15开标19 开标应在预先确定的日期进行，并邀请所有提交投标文件的咨询机构的代表出席。16技术标评审由评标委员会根据本选聘方式中第7款规定的技术标评审标准和权重对技术标进行评审。技术标的总分为1000分。国际上通用的评审标准和分值比例如下：（1）咨询机构相关工作业绩50－100分（2）技术路线300－500分ü对项目目的的理解ü技术路线的质量ü工作方法的创新性ü工作计划ü人员及时间安排ü投标文件的表述（3）主要项目成员400－600分ü经验ü教育背景及所获奖项ü与项目要求的符合程度将得分最高的技术标的分数定为1000，并以此为基础依次计算其他技术标的分数。17财务标评审（1）开启财务标后，评标委员会首先检查财务标是否合理、是否满足招标文件的要求、是否低于成本参见招投标法第33-41条。；（2）财务标必须具有可比性，即采用统一的分类和单位。将财务标按报价由低向高依次排列；19 （1）评标委员会根据下列标准预先确定财务标所占权重，权重总数以1000计：ü技术路线未知的项目，财务标的权重为零；ü技术复杂程度较高，不确定性较大的项目，财务标的权重为10至50（权重总数以1000计）；ü技术复杂程度一般的项目，财务标的权重为50至150；ü技术复杂程度较低的项目，财务标的权重为150至200；将报价最低的财务标的得分定为1000，然后以此为基础依次计算出其他财务标的得分。18综合排名评标委员会根据事先确定并已通知咨询机构的权重，将技术标得分和财务标得分加权相加得到综合分数，并根据综合分数的高低对咨询机构进行排名。19提交排名结果评标委员会将上述排名结果提交给项目工作小组审议。（三）合同谈判和签署合同20报监督部门备案在宣布授予合同之前，采购机构应将排名结果和建议，以及选聘过程中的所有其他工作记录报监督部门备案。21宣布中标项目工作小组向排名第一的咨询机构发出中标通知书并邀请其进行合同谈判，同时将中标结果通知所有未中标的咨询机构。22合同谈判项目工作小组和中标的咨询机构代表在中标通知书发出后3019 天内进行合同谈判。合同谈判的主要内容是澄清合同条款以及没有包含在招标文件和投标文件中的内容，如付款的细节和项目启动日期等。合同谈判不得对任务大纲、工作计划和财务标等进行实质性改变。23签署合同由采购机构授权代表和咨询机构的授权代表在合同上签字。24合同谈判失败的后果中标通知书在采购机构和咨询机构之间具有法律效力。如果双方未能达成可接受的合同，应中止合同谈判，重新进行招标。对谈判失败负责任的一方应承担重新招标的所有费用并赔偿另一方所遭受的损失。二、邀请招标1邀请招标的目的邀请招标适用于以下两种情况：（1）只有少数几家咨询机构可提供所需服务。招标人采用邀请招标方式的，应当向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的咨询机构发出投标邀请。由采购机构向三家以上咨询机构发送投标邀请文件，投标邀请文件应包括公开招标中第8（1）款中所包含的内容。被邀请的咨询机构之间不得联合投标。（2）采购机构希望为那些在公开招标方式下难以得到项目的咨询机构提供机会，例如来自其他地区、规模较小或新成立的咨询机构。由评标委员会根据本选聘方式中第3款制定短名单的资质预审条件。短名单的条件应包括地域（即进入短名单的咨询机构应来自不同地区）、规模（短名单中既有大型的咨询机构，也有小型的咨询机构）以及所有制形式等。19 这其实就是正式的短名单方式。有关短名单的详细介绍见有限竞争选聘方式中第2.4款规定。短名单方式可以用于防止大型的实力较强的咨询机构包揽同一选聘机构的所有项目。2组建项目工作小组和评标委员会由选聘机构根据公开招标中第1款和第2款的规定，组建项目工作小组和评标委员会。3公布项目消息和资质预审条件在上述1(2)的情况下，采购机构根据公开招标中第4款的规定，公布项目消息及资质预审条件，并接受咨询机构提交的意向书和资质证明材料。由评标委员会根据上述条件从提交意向书的咨询机构中选择不多于五家的咨询机构建立短名单。4后续步骤后续步骤依据公开招标中第6款至第24款程序进行。19 第三章特殊情况的选聘方式一、直接委托方式1、适用范围直接委托只适用于下列特殊情况：(1)项目紧急，必须马上签署合同并立即开始工作，以确保能在所要求的时间内完成项目。(2)项目金额较小（低于人民币五万元），若采用其他选聘方式，选聘成本相对于项目金额过高。(3)计划进行的项目是现有项目的后续项目，而且另行聘请咨询机构与继续委托执行现有项目的咨询机构相比，会明显增加时间和费用方面的支出。(4)后续项目要求咨询机构需要具备只有在执行现有项目过程中才能获取的特定技术或成果。(5)项目涉及国家机密或其他保密事项。2、合同谈判采购机构先将任务大纲发给拟直接委托的咨询机构。合同谈判的主要内容是任务大纲以及咨询机构应完成的工作。咨询机构应提交包括工作计划、人员和进度安排及预算在内的技术建议书以及财务建议书。采购机构应慎重审核其财务建议书，避免非竞争条件下咨询机构的报价过高。二、选聘独立咨询顾问当采购机构只需要咨询顾问为其提供建议，而不需要咨询机构对项目成果进行管理或承担责任时，采购机构可通过刊登广告、通知有关协会或研究院所等方式直接选聘独立咨询顾问。选聘独立咨询顾问的基本依据是信誉、经验和学识。选聘标准具体可包括：学术背景、相关领域的经验、是否了解当地情况以及是否掌握当地语言等。在此情况下，采购机构只向咨询顾问个人支付报酬，而不向咨询机构支付费用，独立咨询顾问的管理工作由采购机构直接承担。19 备注：咨询机构的注意事项咨询机构在参与以上选聘方式的活动中，要对自己的行为实行自律，主要包括以下几点：（一）严格按照项目文件要求如实准备项目建议书,特别是项目成员简历,因项目成员简历或咨询机构资质中的任何不实数据均会对项目成员、咨询机构、乃至整个项目的选聘工作造成严重后果。（二）不得试图从项目工作委员会和项目评审委员会处获取保密信息，不得试图影响项目工作委员会和项目评审委员会的决定。（三）实事求是地提交费用方面的情况，尤其是直接支出费用。（四）不得擅自更改项目成员，应及时安排项目成员，按时完成项目。（五）对从采购机构获得的资料应严格保密。19